Wie Teamwork mit Freelancer-Tools besser funktioniert
Für mich als Freelancer ist Effizienz wichtig. Vor allem im Interesse meiner Auftraggeber und deren Geldbeutel. Aber auch, um meine eigene „Work-Life-Balance“ einigermaßen im Gleichgewicht zu halten. Es geht darum schnell zu sein und dabei trotzdem die besten Ergebnisse zu erzielen. Gute Software und optimierte Arbeitsabläufe sind wichtig dafür. Das ist insbesondere bei kleineren und mittelgroßen Unternehmen nicht immer ganz so der Fall. Überraschenderweise vor allem, wenn das Management eher modern ausgerichtet ist und den Mitarbeitern viel Eigenverantwortung überträgt. Denn genau das will organisiert sein.
Als Beispiel: Ein Unternehmen aus der Medien-Branche, fünf feste Mitarbeiter, die gleiche Anzahl freier Mitarbeiter. Es gibt ein Büro und einen IT-Dienstleister, der das Back-Office mit Technik versorgt: Telefonanlage, Windows-PCs, einen Exchange-Server im Keller, Office-Software und proprietäres Customer Relationship Software (CRM). Motivierendes Management, flache Hierarchie, freundliche Arbeitsatmosphäre, eigentlich alle Voraussetzungen, um mit maximaler Effizienz zu arbeiten – wenn man Unternehmens-Maßstäbe anlegt. Sieht man das Ganze aber aus Freelancer-Perspektive … Sagen wir es so: Da ist noch Luft nach oben.
Bei der IT will ich mich nicht lange aufhalten: Dass ich finde, einer Firma in dieser Größe ist mit E-Mail per IMAP, einem ordentlichen Cloud-Service und einer schnellen Internet-Anbindung wesentlich besser und preisgünstiger geholfen … dahingestellt. Auch, dass das CRM teuer und schwerfällig ist und keine Möglichkeit bietet, Web-Formulare anzubinden (wie zum Beispiel Adobe Business Catalyst), ist vielleicht Geschmacksache. Was mich mehr interessiert, ist die Kommunikation und Aufgabenteilung im Team – sowohl mit dem internen der Festangestellten, als auch mit dem externen der freien Mitarbeiter. Die findet in diesem Beispiel ohne Software-Unterstützung statt, wenn man von E-Mail und PDF-Reader mal absieht.
Wie würde ich es nun machen? Nun, als erstes finde ich es wichtig, dass auch in einem kleinen Team die eine Hand immer weiß, was die andere gerade tut. Umso mehr, als die Team-Mitglieder nicht in einem Raum zusammensitzen und/oder nur sporadisch da sind (wie die Freien). Eine ebenso preiswertes wie einfach zu bedienendes Tool dafür ist der Taskmanager Wunderlist, den ich ebenfalls nutze. Wunderlist gibt es für alle gängigen Plattformen und vor allem auch als Windows-10-App. Es ist kostenlos, solange die Größe des Teams und die Anzahl der Aufgaben keine Pro-Version erfordern. Teammitglieder können Aufgaben teilen, terminieren, priorisieren und sich gegenseitig zuweisen. Jedem Task lassen sich Kommentare und Dateien anhängen. Und: Die Benutzeroberfläche ist wunderbar intiutiv.
In der Praxis bedeutet das: Keine Konfusion mehr, was, wer bis wann zu tun hat und wie wichtig das ist. Denn eines der Probleme in unserem Beispiel-Betrieb ist, dass insbesondere Aufgaben an die Freien doppelt oder gar nicht vergeben werden. Weil eben Aufgabenverteilung per E-Mail mit mehreren Empfängern und Zuweisungen im Nachrichten-Text nicht zuverlässig funktioniert und vor allem kein schnelles Feedback ermöglicht. Wunderlist begünstigt auch und gerade kleine Teams, bei denen Teamwork groß und vertikale Hierarchien eher klein geschrieben werden. Denn jeder hat im Blick, was der andere tut und kann jederzeit gegebenenfalls einen Beitrag leisten – ohne im gleichen Raum zu sitzen.
Neben Wunderlist gehört Microsoft OneNote zu den Lieblingstools in meinem papierlosen Büro. OneNote gibt es einerseits als Bestandteil von Microsoft Office, andererseits steht OneNote auch als App kostenlos für Windows ab Version 8 sowie Windows Phone, Android und iOS zur Verfügung. Auch für unser Beispiel-Team halte ich Microsofts Notizen-App für prima geeignet, den an der Stelle, an der Wunderlist Objekte mit Verfallsdatum – Aufgaben – verwaltet, dient OneNote als auch dauerhafter Speicher für Informationen, auf die alle Team-Mitglieder zugreifen können.
Ein Beispiel-Szenario: Ein Hintergrund-Feature soll produziert werden, einer recherchiert, ein anderer schreibt, der Chef liest gegen und publiziert. Aufgabenverteilung findet per Wunderlist statt, Text liegt in der Cloud (Word kann jetzt ja auch Kollaborationen). Was immer zum Thema dem Team unter die Finger kommt, wird in OneNote abgelegt. Im Endeffekt kann so jeder zu jeder Zeit und von jedem Ort (Internet vorausgesetzt) am Projekt arbeiten. Ein virtuelles Büro eben. Noch besser wird es, wenn auch handschriftliche Notizen statt im Reporter-Block gleich in OneNote verfasst werden. Schon kurz nach dem Ortstermin des Reporters kann der Autor dessen Notizen zum Schreiben nutzen. Per Skype lassen sich dazu noch direkte Absprachen treffen und Kommunikation pflegen.
Eigentlich stellt sich die Frage, wozu ein Team dann noch Büroräume braucht? Eigentlich nur noch als Treffpunkt, zur Repräsentation, für Konferenzen, oder? Aber auch wenn es in diesem Text vielleicht anders klingt, will ich auf keinen Fall die vollständige Virtualisierung menschlicher Zusammenarbeit propagieren. Kommunikation findet schließlich auch auf einer Ebene statt, die jenseits dessen liegt, was Skype übertragen kann. Aber ist es nicht besser, die Zeit, in der man sich sieht, nicht mit dem Abhaken von Aufgabenlisten verbringen zu müssen? Sondern mit dem, was wirklich zählt - der gegenseitigen Inspiration?
